Инструкция кадровику: Как оформить сокращенный рабочий день

Сокращенная рабочая неделя представляет собой уменьшенную длительность трудового времени по сравнению с обычной, предоставляя законные гарантии для определенных категорий работников, зависящих от характера их труда.

Сокращение рабочего времени может быть обусловлено работой в вредных и опасных условиях, особенностями трудовой деятельности или возрастом сотрудников.

Сокращенная рабочая неделя (согласно статье 92 ТК):

• применяется к определенным категориям сотрудников;
• закрепляется федеральными законами;
• оплачивается в размере, предусмотренном для обычной рабочей недели, за исключением работников в возрасте до 18 лет (согласно статье 271 ТК).

Согласно трудовому законодательству, установлен перечень категорий сотрудников, которым разрешено работать сокращенное количество часов в неделю (ссылки на ст. 92, 263.1, 320, 333, 350 ТК РФ).

К этим категориям относятся:

• молодые люди до 18 лет,
• инвалиды I и II групп,
• работники в опасных или вредных условиях труда,
• медицинский персонал,
• педагоги,
• женщины, трудящиеся на Крайнем Севере и в сельской местности,
• граждане, взаимодействующие с химическим оружием (согласно ст. 5 закона № 136-ФЗ),
• другие категории, для которых сокращение рабочего времени предусмотрено специальными законами.

В дополнение к указанным категориям, для всех сотрудников предусмотрено сокращение продолжительности рабочего дня на один час в будний день перед нерабочим праздничным днем. Также работникам гарантируется сокращение ночной смены на один час (ст. 96 ТК РФ).

Условия сокращенного рабочего дня различаются для разных групп сотрудников.

Работники от 14 до 15 лет:

• не более 4 часов в день и 24 часа в неделю вне учебного времени;
• при учебе - не более 2,5 часов в день и 12 часов в неделю.

Работники от 15 до 16 лет:

• не более 5 часов в день и 24 часа в неделю в период каникул;
• при учебе - 2,5 часа в день и 12 часов в неделю.

Работники от 16 до 18 лет:

• не более 7 часов в день и 35 часов в неделю вне учебного времени;
• при совмещении работы и учебы - 4 часа в день и 17,5 часов в неделю.

Инвалиды 1 и 2 группы не более 35 часов в неделю.

Врачи и медперсонал обычно не более 39 часов в неделю, но для некоторых специалистов устанавливается иное время правительством РФ.

Педагоги не более 36 часов в неделю.

Женщины, работающие на Севере 36 часов или менее в течение недели, если федеральным законом не установлена меньшая продолжительность.

Работницы сельской местности 36 часов или менее в течение недели, если федеральным законом не установлена меньшая продолжительность.

Режим трудового времени в организации определяется следующими юридическими документами, согласно статье 100 ТК РФ:

1. внутренними трудовыми распорядками (ВТР)
2. трудовыми договорами для работников, чей рабочий график отличается от установленного во внутренних трудовых распорядках.

Если большинство сотрудников организации подпадает под категорию, для которой предусмотрен сокращенный рабочий день, то этот режим устанавливается внутренними трудовыми распорядками.

В случае, если сокращенный рабочий день для сотрудника является исключением, а не правилом, то его устанавливают в трудовом договоре, а внутренние трудовые распорядки содержат общие условия относительно рабочего графика.

Важно отметить, что в организациях с вредными и опасными условиями труда внутренние трудовые распорядки включают список профессий с соответствующими условиями и устанавливают продолжительность рабочего времени для них. В подобных ситуациях условия сокращенного рабочего времени также включаются в трудовые договоры с соответствующими сотрудниками.

Перевод сотрудника на полный рабочий день, когда прекращаются основания для установления сокращенного рабочего дня, осуществляется через заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Требования о сокращении рабочего времени для определенных групп сотрудников могут быть утверждены:

1. На отраслевом уровне через отраслевые или межотраслевые соглашения.
2. На уровне предприятия в коллективном договоре и внутрифирменных регламентах.
3. Для конкретного работника в трудовом договоре.

Если сокращенная продолжительность рабочего времени вводится в рамках уже действующих трудовых договоренностей, например, в результате новой оценки условий труда, все аспекты, связанные с уменьшением времени, следует включить в дополнительное соглашение к договору с сотрудником.

Оплата сокращенного рабочего времени осуществляется на уровне стандартного полного рабочего времени, без уменьшения заработной платы.
Работодателю, который не соблюдает эти правила, грозит штраф за нарушение трудового законодательства:

• до 50 000 ₽ для компаний;
• до 5000 ₽ для руководителя компании или индивидуального предпринимателя.

Чтобы корректно оформить сокращенный рабочий день, рекомендуем регулярно проходить повышение квалификации. Пройти обучение можно в институте ЕВИДПО. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству.

Сокращенный рабочий день устанавливается для определенных групп сотрудников и в отношении работ, которые специально указаны в нормативных актах.

Сокращенный рабочий день следует рассматривать как стандартный рабочий день, и оплата за него должна осуществляться на тех же условиях, без уменьшения оплаты за отработанные сокращенные часы.